Fragen und Antworten Jahreswechselseminar 2022/2023

Ist es erlaubt die Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie in mehre Teilbeträge und über einen längeren Zeitraum zu stückeln?

Sie können maximal 3.000,00 Euro in unterschiedlichen Beträgen zahlen. Achten Sie hierbei jedoch besonders auf die Vorgaben zur Auszahlung. Nachfolgend ein zwei Beispiele für "Stolperfallen" bei Auszahlungen in mehreren/unterschiedlichen Monaten:

1. Ein Arbeitgeber zahlt für zwanzig Monate 150,00 Euro des vertraglich vereinbarten Arbeitsentgelts brutto für netto als steuer- und sozialversicherungsfreie "Inflationsausgleichsprämie". Der Arbeitgeber verstößt gegen das Zusätzlichkeitserfordernis. Es handelt sich um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt.
2. Eine Arbeitgeberin hat bereits eine Lohnerhöhung ab Februar 2023 zugesagt. Statt der vereinbarten Erhöhung zahlt die Arbeitgeberin zunächst in mehreren Teilbeträgen die Inflationsausgleichsprämie und erhöht erst im Anschluss das Gehalt. Die Arbeitgeberin verstößt gegen das Zusätzlichkeitserfordernis, die Inflationsausgleichsprämie kann nicht anstelle der Lohnerhöhung, sondern nur zusätzlich zu dieser gewährt werden. 

Was passiert, wenn der Arzt die Daten doch noch nicht an die Krankenkasse verschickt, da dieser die EDV noch nicht soweit ausgelegt hat?

Da das Verfahren grundsätzlich seit 01.01.2022 verpflichtend ist, sollten alle Ärzte in der Lage sein eine elektronische Übermittlung vorzunehmen. Die Beschäftigten erhalten aber weiterhin eine "AU-Bescheinigung" in Papierform. Ihre Mitarbeitenden haben die Möglichkeit die Bescheinigung bei der Krankenkasse einzureichen. Die Krankenkasse wandelt diese in eine elektronische AU-Bescheinigung um, sodass Sie die Abfrage in gewohnter Weise elektronisch vornehmen können.

Ist die Inflationsausgleichsprämie pfändbar?

Die Inflationsausgleichsprämie ist pfändbar. Sie hat keinen Bezug zur Arbeitsleistung, sondern mildert ausschließlich die Belastung durch die Erhöhung von Lebenshaltungskosten ab. Die Inflationsausgleichsprämie ist somit pfändbar.

Die Überschreitung der Geringfügigkeit ist doch aber nach wie vor bei unvorhergesehenen Ereignissen möglich, oder?

Ja, solange die Grenze von 1.040,00 Euro nicht überschritten wird und es nicht mehr als zwei Mal in den letzten zwölf Monaten vorgekommen ist.

Ich habe eine Mitarbeiterin. Sie ist mit 1111 verschlüsselt und verdient 525,00 Euro und ist somit in der "Gleitzone". Ab Oktober trägt sie nur 1,46 Euro Sozialversicherungsbeiträge und der Arbeitgeber trägt 153,58 Euro. Kann es sein, dass der Betrag monatlich so gering ist? Der Arbeitgeber hat ja so einen deutlichen Nachteil.

Der Arbeitgeber hat mit der neuen Regelung in der Tat eine deutlich höhere Beitragslast als zuvor zu tragen. Es geht darum, dass aus Arbeitnehmersicht die finanziellen Hemmnisse zur Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze genommen werden sollen. Nach der alten Formel hätte die Mitarbeiterin mehr ausgezahlt bekommen, wenn sie ihre Stunden reduziert hätte, um mit 520,00 Euro einen Minijob auszuüben. In diesem Fall hätte die Mitarbeiterin keine Abzüge gehabt. Auch schon vor der neuen Formel, hatten Arbeitgeber bei Minijobs die höchste Beitragslast. Mit der neuen Formel wurde nun ein linearer Übergang der Beitragstragung von Minijob auf Midijob geschaffen.

Geht die Abfrage der AU nur über das Abrechnungssystem? Was ist, wenn ich keine Entgeltabrechnungssoftware benutze?

Sie können bis 31.01.2024 die in der Standartversion kostenlose Software sv.net nutzen. Ab 01.07.2023 wird diese jedoch schleichend durch die neue Software SV Meldeportal abgelöst. Zudem planen einige Zeiterfassungssysteme ebenfalls die Abfragefunktion zu integrieren.

Wir benutzen intern Personio für die Krankmeldung, die Abrechnung wird von unserem Steuerbüro vorgenommen. Müssten wir dann immer das Steuerbüro fragen?

Wir empfehlen Ihnen hierzu eine klare Absprache mit Ihrem Steuerbüro zu treffen. Dabei sollten Sie Ihre internen Prozesse auf das neue Verfahren ausrichten. Dazu gehört auch das voraussichtliche Ende zu vermerken, damit im Fall einer Verlängerung der korrekte Zeitraum der Folge-AU abgefragt werden kann. Sofern die bei Ihnen eingesetzte Personalsoftware eine Möglichkeit bietet Abfragen zu Arbeitsunfähigkeitszeiten zu tätigen, können Sie diese selbst vornehmen. Wichtig ist hierbei jedoch spätestens im Falle eines anstehenden Entgeltersatzleistungsbezuges das Steuerbüro rechtzeitig zu informieren, um eine Überzahlung zu vermeiden. 

Wann kommt eine Unbedenklichkeitsbescheinigung zum Tragen?

Für einige öffentliche Aufträge werden Unbedenklichkeitsbescheinigungen angefordert und sind Voraussetzung, um den Zuschlag zu erhalten. Mit diesen lässt sich nachweisen, dass die Sozialversicherungsbeiträge stets ordnungsgemäß abgeführt wurden.

Muss ich die Inflationsausgleichprämie, wenn an alle Mitarbeitenden zahlen?

Eine Inflationsprämie darf nicht nur an einzelne Mitarbeitenden ausgezahlt werden, sondern muss - wenn dann - an alle gehen. Denn innerhalb eines Unternehmens gilt grundsätzlich der Gleichbehandlungsgrundsatz.

Müssen für die eAU jeweils exakte Zeiträume abgefragt werden? Was passiert, wenn es Abweichungen zwischen abgefragten Zeiträumen und tatsächlicher AU gibt? Bekommt man dann keine Daten übermittelt?

Liegt der AU-Beginn der Arbeitgeberanfrage vor dem Beginn bei der Krankenkasse, dann übermittelt die Kasse diesen AU-Zeitraum, sofern das gemeldete Datum "AU ab" seitens des Arbeitgebers max. fünf Tage vor dem übermittelten AU-Beginn liegt. Daher benötigen Sie zwingend die Information, wann die Mitarbeitenden bei dem Arzt waren und für welchen Zeitraum sie arbeitsunfähig sind. Eine kleine Abweichung ist daher aber möglich. Dies ist dann im Falle einer Verlängerung ebenfalls wichtig, um auch hier die korrekten Zeiträume abzufragen.

Ein Minijobber könnte also im Januar 4.080,00 Euro verdienen ohne Abzüge? (zweimal 540,00 Euro + 3.000,00 Euro Inflationsausgleich)

Da die Inflationsausgleichsprämie kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung ist, wird die Zahlung für die Prüfung der Geringfügigkeitsgrenze nicht berücksichtigt. In Ihrem Beispiel hätten Sie im Januar allerdings mehr als die doppelte Geringfügigkeitsgrenze (zweimal 520,00 Euro gezahlt). Auf Grund der Entgelthöhe von 1.080,00 Euro wurde die neue Entgeltgrenze für das unvorhersehbare Überschreiten in Höhe von 1.040,00 Euro überschritten. Es tritt für den Januar Sozialversicherungspflicht ein. Ändert man Ihr Beispiel entsprechend ab, kann die Inflationsausgleichprämie von 3.000,00 Euro und Arbeitsentgelt in Höhe 1.040,00 Euro gezahlt werden, sodass die Gesamtzahlung im Januar in Höhe von 4.040,00 Euro unschädlich für den Minijob wäre. Vorausgesetzt die Bedingungen der Inflationsausgleichsprämie sind erfüllt.

Kann ich als AG den eingespielten Krankenzeitraum manuell ändern, wenn der Mitarbeitende frühzeitig wieder die Arbeit aufnimmt? Oder ist der Satz dann für die Arbeitgeber gesperrt und der Arbeitnehmer muss sich reell gesundmelden über den Arzt?

Ein derartiges Meldeverfahren ist aktuell nicht vorgesehen. Es gilt allerdings zu beachten, dass eine Erstattung aus der U1 mit Arbeitsaufnahme nicht mehr beantragt werden darf.

Ist der AG verpflichtet, für den AN den Midijob anzuwenden?

Ja! Die Beitragsberechnung ist gesetzlich vorgeschrieben.

Wenn ein Arbeitnehmer nach Krankengeldbezug aus dem Unternehmen ausscheidet und er noch eine Gleitzeitabgeltung erhält, muss diese Abgeltungen in dem letzten Monat mit Entgelt abgerechnet werden?

Die Abgeltung für Überstunden aus Gleitzeit erfolgt im Monat vor Beginn des Krankengeldbezuges. Bei den Regelungen für die Urlaubsabgeltungen gab es keine Änderungen.
Beispiel: 

• KG-Bezug ab 01.10.2022
• Beschäftigungsverhältnis wird im Jahr 2023 aufgelöst
• Zuordnung erfolgt im September 2022
   

Führt eine Urlaubsabgeltung bei Austritt eines Minijobbers zu einem SV-pflichtigen Verhältnis? Gesamtbetrag unter 1.040,00 Euro

Wenn die Geringfügigkeitsgrenze zuvor nicht, oder max. einmal überschritten wurde, dann handelt es sich durchgehend um einen Minijob.

Leider können wir im Steuerbüro nicht pauschal über DATEV abrufen. Muss ich jetzt für jeden Arbeitnehmer im laufenden Monat ständig abrufen? Das sind über 1000 Arbeitnehmer und jedes Mal Startdatum AU?

Eine pauschale Abfrage ist nicht vorgesehen. Stattdessen sind Sie zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung nur dann berechtigt, wenn Sie von den Mitarbeitenden die abzurufende Arbeitsunfähigkeit mitgeteilt bekommen haben. Ohne diese Information ist das Abrufen von Arbeitsunfähigkeitszeiten unzulässig. 
Es ist wichtig, dass eine klare Absprache zwischen Arbeitgeber und Steuerberater getroffen und ein Prozess entwickelt wird, indem der Informationsfluss sowie die Abfrage der Arbeitsunfähigkeitszeiten aufeinander abgestimmt werden.

Wie sieht es mit dem Umgang eAUs-Arbeitsunfälle aus? Müssen AG auch erst ab dem fünfte Tag eine Abfrage bei den Krankenkassen stellen, oder wie läuft es da?

Arbeitsunfälle sind in der Rückmeldung speziell gekennzeichnet, sodass Sie diese Information über die Abfrage erhalten. Für die Abfrage sollten Sie mindestens einen Tag Karenzzeit einplanen, da die Ärzte meistens abends, in einigen Fällen evtl. auch erst am nächsten Morgen die AU elektronisch an die Krankenkassen übermitteln. Sollten Sie also von Ihren Mitarbeitern die Info haben, dass dieser bei einem Arzt war, kann grds. am nächsten Tag bereits die Abfrage erfolgen und somit auch schon vor dem fünfte Tag. 

Hat die Überschreitung der Jahresgrenze von 6.240,00 Euro hier keine Bedeutung mehr?

Die Jahresgrenze gilt weiterhin. So ist die Überschreitung von 520,00 Euro in einem Monat für den Minijob unschädlich, wenn die neue doppelte Geringfügigkeitsgrenze von 1.040,00 Euro nicht überschritten wird und ingesamt zusammen mit dem laufenden Entgelt die Jahresgrenze von 6.240,00 Euro eingehalten wird.  Auch bei unvorhersehbaren Schwankungen liegt eine geringfügige Beschäftigung vor, wenn eine gewissenhafte Schätzung vorgenommen wird und die Jahresprognose die Einhaltung dieser Grenze ergibt.

Ist eine Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze im Minijob zweimal pro Kalenderjahr möglich oder zweimal innerhalb der letzten zwölf Monate?

Eine unvorhergesehende Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze ist innerhlab eines Zeitraums von zwölf Monaten bis zu zwei Mal unschädlich für die Bewertung als Minijob. Dabei darf das Arbeitsentgelt allerdings die doppelte Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 1.040,00 Euro nicht übersteigen.

Was ist mit Minijobbern, die ein regelmäßiges Entgelt von 300,00 Euro erhalten und mehr als dreimal im Jahr die Grenze von 520,00 Euro deutlich übersteigt. Wird hier auf die Jahresentgeltgrenze abgestellt? Oder ist mit der dritten Überschreitung Sozialversicherungspflicht eingetreten?

Auf die Jahresgrenze wird bei Einmalzahlungen und schwankendem Entgelt, bei der eine gewissenhafte Prognose getroffen werden muss, abgestellt. Es kommt also darauf an, ob die Überschreitung bei der Prognose einberechnet war oder nicht. Der Status Minijob fällt mit dem dritten unvorhergesehenen Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze weg.

Wenn der Mitarbeiter bei einem Kassenwechsel noch die alte Krankenkassenkarte benutzt hat, läuft die eAU dann bei der alten Kasse auf? Gibt es dann einen Austausch zwischen den Krankenkassen?

Die eAU ist dann bei der alten Kasse zu stellen.

Wir bekommen noch 2/3 der AU's als Papier-AU (Ausfertigung für den AG), müssen wir dafür auch eine elektronische Abfrage an die KK stellen?

Sollte der Arzt Arbeitgeberausfertigungen in Papierform ausgeben, nimmt dieser zur Zeit (noch) nicht an dem eAU-Verfahren teil. Somit haben wir als Krankenkasse keine eAU erhalten. Demnach findet das alte Verfahren Anwendung und auch wir als Krankenkasse haben eine Ausfertigung zu erhalten. Diese übernehmen wir dann in unseren elektronischen Datenbestand. Da Sie bereits einen Nachweis vorliegen haben müssen Sie keine Abfrage vornehmen.

Wenn ein Arzt noch nicht an der eAU teilnimmt, ist dann der Mitarbeiter verpflichtet die "normale" AU beim AG abzugeben?

Sollte der Arzt keine eAU erstellt haben, ist dieser grundsätzlich verpflichtet eine Arbeitsunfähigkeit in Papierform auszustellen. Daher sollten Sie diese von Ihren Mitarbeitern auch einfordern können.

Wie verhält es sich bei Liegebescheinungen vom Krankenhaus? Aktuell ist es so, dass erst bei Entlassung aus dem Krankenhaus, der AN eine Liegebescheinigung von - bis erhält. Ab wann kann der AG entsprechend die Abfrage stellen, z.B. über das sv.net?

Krankenhäuser nehmen im Fall einer stationären Behandlung ebenfalls an dem Verfahren teil. So enthält die Rückmeldung auf Ihre Abfrage die Informationen über den Tag der Aufnahme sowie die voraussichtliche Dauer bzw. den Entlassungstag. Dabei sollten Sie ebenfalls mindestens einen Tag Karenzzeit einplanen, um sicher zu gehen, dass die eAU vom Krankenhaus übermittelt wurde und im Datenbestand der Krankenkasse hinterlegt ist.

Habe ich es richtig verstanden, dass der AG nur noch die AU-Zeiten einem Steuerberater/externen Dienstleister mitteilt und dieser ruft dann die eAU ab oder werden alle Krankenkassen automatisch bei der Gehaltsabrechnung abgerufen?

Die Abfrage erfolgt über das Lohnprogramm. Sollten Sie hierfür einen Steuerberater haben, können Sie die Abfrage über sv.net erstellen.

Ändert sich durch die eAU auch was bei der U1-Erstattung? Bisher mussten wir da z.B. auch den Arztnamen eintragen, der uns ja nun offenbar nicht mehr übermittelt wird.

Grundsätzlich ändert sich an der U1-Erstattung nichts. Im Rahmen der U1-Erstattung benötigen wir als Einzugsstelle die Angaben des Arztes nicht von Ihnen. Falls Ihr Lohnprogramm die Angabe als Pflichtfeld vorsieht, wenden Sie sich bitte an den Softwareanbieter.

Thema eAU: Kann der AG auch eine Krankmeldung von einem ausgesteuerten AN über das sv.net abfragen?

Ja, allerdings ist zu empfehlen die Abfrage über den Datenaustausch Entgeltsersatzleistungen vorzunehmen. Darüber erhalten Sie die Info, wann die Entgeltersatzleistung endet, sodass Sie keine regelmäßigen Abfragen über die eAU vornehmen müssen.

Wie ist das, wenn ein Arbeitnehmer seit Anfang letzten Jahres krank ohne Lohnfortzahlung ist und jetzt in diesem Jahr ausscheidet und Überstunden ausgezahlt bekommt. Können wir das dann noch im letzten Jahr abrechnen?

In diesem Beispiel werden die Überstunden dem letzten Abrechnungszeitraum mit laufendem Entgelt zugeordnet, daher ist eine rückwirkende Abrechnung erforderlich.

Was heißt qualifiziertes Archiv?

Sie meinen mit qualifiziertem Archiv im Kontext der digital abzulegenden Unterlagen vermutlich die qualifizierte elektronische Unterschrift, die bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis erforderlich ist. Die eIDAS-Verordnung definiert und regelt EU-weit Vertrauensdienste, wie die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur wird durch diese Verordnung der händischen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt. Diese Vertrauensdienste werden von Vertrauensdiensteanbietern bereitgestellt. Unter Vertrauensdiensteanbieter versteht die eIDAS-Verordnung Unternehmen, die gemäß den technischen Anforderungen in der Lage sind, Zertifikate für eine fortgeschrittene und qualifizierte Signatur auszustellen. Und damit belegen, dass die digitale Unterschrift auch der unterschreibenden Person zugeordnet ist.  Wir empfehlen die detaillierten Informationen in den "Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV" durchzugehen. Die Grundsätze finden Sie beispielsweise auf www.deutsche-rentenversicherung.de.