hkk-ePA: Die elektronische Patientenakte

Der Austausch zwischen Patienten und Leistungserbringern wie Arzt, Apotheke oder Krankenhaus funktioniert bis heute oft analog. Gearbeitet wird mit Papier, Fax oder Brief. Viele Informationen zu Ihrer Gesundheit landen in den Aktenschränken verschiedener Praxen. Das kann zum Problem werden. Wechseln Sie zum Beispiel den Arzt oder besuchen einen Facharzt, erfolgen Untersuchgen vielleicht doppelt. Im Ernstfall fehlen auch wichtige Informationen, zum Beispiel zu Allergien oder Vorerkrankungen. In der elektronischen Patientenakte werden alle notwendigen Informationen digital gebündelt. Hinzu kommen künftig Unterlagen wie Impfpass oder Zahn-Bonusheft. Daten, zu denen unberechtigte Dritte keinen Zugang haben.

Keine Doppeluntersuchungen mehr
Genauere Diagnose durch verbesserten Informationsfluss
Aktueller Überblick über Ihren Gesundheitszustand
Weniger Risiko, denn die ePA enthält Informationen zu Ihren Unverträglichkeiten, Blutwerten, Medikamenten und mehr
Hinterlegung von Notfalldaten in der ePA
Stetige Erweiterung von Funktionen der ePA, geplant sind zum Beispiel elektronische Rezepte oder Krankschreibungen

Die ePA der hkk

Ab Januar 2021 stellen wir Ihnen die hkk ePA zur Verfügung. Die ePA ist für Sie ein kostenfreies, freiwilliges Angebot. Sie allein entscheiden, ob Sie diese führen möchten. Bitte beachten Sie:

Vor dem 1. Juli 2021 können Sie die ePA nur selbst mit Dokumenten (Arztbriefe, Befunde usw.) befüllen; außerdem sind 200 Arztpraxen in Westfalen-Lippe und Berlin angeschlossen. Ab 1. Juli sollen bundesweit alle Arztpraxen angeschlossen sein; ab 1. Januar 2022 alle Krankenhäuser.

Weitere Fragen zur hkk ePA richten Sie bitte per E-Mail an epa@hkk.de oder rufen Sie uns an unter: 0421 3655-3325.

Bei Verlust Ihres Smartphones oder im Verdachtsfall auf unsachgemäße Verwendung Ihrer ePA sollten Sie diese sperren lassen. Wenden Sie sich dafür montags bis freitags an die telefonische Kundenberatung unter 0421 3655-3325.

Außerhalb dieser Zeiten können Sie die ePA über einen Sperrservice sperren lassen. Klicken dazu bitte hier. Bitte verwenden Sie für die Anmeldung im Sperrservice die Anmeldedaten Ihrer ePA. Dazu gehört auch das dort von Ihnen vergebene Passwort.

Grundsätzliches - das Wichtigste zuerst

Was ist eine elektronische Patientenakte (ePA)?: Die ePA ist ein geschützter Speicher für Ihre medizinischen Dokumente. Sie bestimmen über Inhalte und darüber, wer wann darauf zugreifen darf. Nutzen können Sie die ePA über eine App auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Wenn Sie kein mobiles Gerät einsetzen, können Sie in der Arztpraxis medizinische Dokumente in Ihre ePA hochladen lassen.
Wo und wie bekomme ich eine elektronische Patientenakte (ePA)?: Anbieter der kostenfreien ePA sind die Krankenkassen. Versicherte der hkk erhalten diese als App unter dem Namen „hkk ePA“. Sie ist für die Betriebssysteme iOS oder Android in App-Stores erhältlich.
Bin ich verpflichtet, eine elektronische Patientenakte (ePA) zu nutzen?: Nein. Es ist ein freiwilliges Angebot. Sie allein entscheiden, ob Sie eine ePA anlegen und führen möchten.
Gibt es die elektronische Patientenakte (ePA) auch für Kinder?: Ja. Jeder gesetzlich Versicherte hat Anspruch auf eine ePA. Bis zum 16. Geburtstag wird sie von einem ebenfalls gesetzlich versicherten, sorgeberechtigten Vertreter eingerichtet und geführt.
Muss ich einen Vertrag für die elektronische Patientenakte (ePA) abschließen?: Nein. Einen ePA-Vertrag gibt es nicht. Im Einrichtungsprozess für Ihre hkk ePA müssen Sie jedoch den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und einer Datenschutzerklärung der hkk zur ePA zustimmen. Wenn Sie die hkk ePA ohne Smartphone nutzen möchten, senden Sie eine unterzeichnete Teilnahmeerklärung an die hkk.
Wie lange ist meine elektronische Patientenakte (ePA) gültig?: Die ePA läuft unbegrenzt. Sie ist als lebenslange Akte ausgelegt. Die ePA besteht solange, bis sie von Ihnen oder Ihrem gesetzlichen Vertreter gekündigt und damit gelöscht wird.
Kann ich meine elektronische Patientenakte (ePA) kündigen?: Ja. Da es ein freiwilliges Angebot ist, können Sie Ihre ePA jederzeit kündigen und damit löschen. Sie müssen dazu keinen Grund angeben und auch keine Frist einhalten.
Was passiert, wenn ich meine Krankenkasse wechsle?: Wenn Sie die Krankenkasse wechseln, wechselt auch der Anbieter Ihrer ePA. Das bedeutet, dass Sie Ihre alte ePA kündigen und bei Ihrer aktuellen Krankenkasse eine neue ePA einrichten. Bis zum 31.12.2021 laden Sie dazu die Dokumente aus Ihrer alten ePA vor der Kündigung herunter und übertragen sie später in Ihre neue ePA. Ab dem 1.1.2022 können Sie bei einem Kassenwechsel die Daten Ihrer ePA exportieren lassen und so schnell und unkompliziert zu Ihrem neuen Anbieter mitnehmen.

Einrichtung einer elektronischen Patientenakte (ePA)

Wer kann eine elektronische Patientenakte (ePA) einrichten?

Eine ePA kann jeder gesetzlich Versicherte für sich einrichten.

Ich möchte mir eine elektronische Patientenakte (ePA) einrichten - wie gehe ich vor?

Laden Sie die hkk ePA-App in Ihrem App-Store herunter.
Folgen Sie dem vorgegebenen Weg in der hkk ePA-App zur Authentifizierung und anschließendem Anlegen Ihres Benutzerkontos.
Für die Einrichtung Ihrer hkk ePA brauchen Sie zusätzlich Ihre elektronische Gesundheitskarte. Zur Aktivierung eines ePA-Kontos wird im vorgenannten Prozess zum Beispiel Ihre Krankenversicherungsnummer benötigt. Diese finden Sie auf der Vorderseite, weitere Daten auch auf der Rückseite Ihrer Gesundheitskarte.
Zum Anlegen eines Benutzerkontos in der ePA ist eine Authentifizierung notwendig. Welche Möglichkeiten Sie haben, erfahren Sie im folgenden Absatz.

Welche Möglichkeiten habe ich zur Authentifizierung?

Zum Anlegen eines Benutzerkontos in der ePA ist eine Authentifizierung notwendig. Diese kann in den Geschäftsstellen der hkk Krankenkasse erfolgen. Dort wird Ihnen der persönliche Freischaltcode zur Aktivierung und Anlage Ihres Benutzerkontos in der ePA zur Verfügung gestellt.

Alternativ steht Ihnen das PostIdent-Verfahren der Deutschen Post AG in der ePA zur Verfügung. Wenn Sie sich für diese Authentifizierung entscheiden, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

eID-Personalausweis
Besuch einer Postfiliale

Nach erfolgreicher Identifizierung und Vorliegen einer G2.1 NFC Karte (siehe nachfolgenden Punkt) wird Ihnen ein PIN/PUK- Brief zur Verfügung gestellt. Mit dem PIN/PUK ist es dann möglich sich direkt ein Benutzerkonto in der ePA anzulegen. Sollten Sie keine aktive eGK G2.1 NFC Karte besitzen, wird Ihnen diese nach der erfolgreichen Authentifizierung im ersten Schritt automatisch zur Verfügung gestellt.

Bitte nutzen Sie dann die neue eGK G2.1 NFC einmal um sich in der ePA anzumelden. Sie werden in einem Dialogfenster der ePA gefragt, ob Sie die neue Karte erhalten haben. Bitte bestätigen Sie diese Anfrage in der ePA-App. Der PIN/PUK Brief wird Ihnen dann nach der Bestätigung automatisch auf dem Postweg zur Verfügung gestellt. Mit der neuen eGK G2.1 NFC und dem PIN/PUK der Karte können Sie sich dann ein Benutzerkonto in der ePA anlegen.

Wie erkenne ich, ob meine elektronische Gesundheitskarte NFC-fähig ist?

Das sehen Sie am Aufdruck der CAN, der so genannten Card Access Number. Diese Nummer ist sechsstellig und befindet sich unterhalb des Schriftzuges „Gesundheitskarte“ auf der Vorderseite Ihrer elektronischen Gesundheitskarte. Seit Sommer 2020 werden die bisherigen Karten seitens der hkk nach und nach automatisch durch eine NFC-fähige Version ersetzt.

Kann ich per Computer oder Laptop auf meine elektronische Patientenakte (ePA) zugreifen?

Ja. Unter https://epaclient.de erhalten die Möglichkeit zum Download der ePA für Ihren Laptop oder PC. Weitergehende Informationen zu den Systemvoraussetzungen oder allgemeinen Voraussetzungen zur Anwendung und Nutzung finden Sie auf der Seite.

Kann ich auch ohne App, Smartphone oder Tablet eine elektronische Patientenakte (ePA) einrichten und nutzen?

Ja. Auch ohne App und mobiles Gerät können Sie eine ePA einrichten und nutzen. Wenden Sie sich dazu an Ihre hkk. Sie erhalten eine Teilnahmeerklärung mit den AGB und eine Datenschutzerklärung zur ePA. Senden Sie beides unterschrieben an die hkk zurück, wird eine hkk ePA für Sie angelegt und Sie bekommen eine PIN für Ihre elektronische Gesundheitskarte zugeschickt. Mit elektronischer Gesundheitskarte und PIN können Sie dann beim nächsten Praxisbesuch Ihren Arzt oder andere Leistungserbringer wie Apotheken und Krankenhäuser dazu berechtigen, Ihre hkk ePA einzusehen oder Dokumente hinzuzufügen. Allerdings haben Sie ohne App, Smartphone oder Tablet nicht die Möglichkeit, Ihre hkk ePA von zuhause aus einzusehen oder Zusatzfunktionen zu nutzen.

Warum muss ich bei Einrichtung der elektronischen Patientenakte (ePA) einen Sicherheitsschlüssel erstellen und speichern?

Der Sicherheitsschlüssel ist ein Code den Sie benötigen, um bei einem Wechsel Ihres mobilen Gerätes die Daten in Ihrer hkk ePA wiederherzustellen. Bitte speichern Sie den Sicherheitsschlüssel deshalb außerhalb Ihres mobilen Gerätes sicher ab.

Wozu dient die Gerätebindung?

Durch die Gerätebindung wird Ihre hkk ePA mit Ihrem mobilen Gerät verbunden. So wird verhindert, dass sich jemand von einem fremden mobilen Gerät aus in Ihre hkk ePA einloggen kann. Neben Ihren persönlichen Zugangsdaten ist die Gerätebindung somit ein weiterer wichtiger Sicherheitsfaktor.

Wie logge ich mich in meine elektronische Patientenakte (ePA) ein?

Sie haben zwei Möglichkeiten, sich in Ihrer hkk ePA anzumelden. Beide Wege bieten Ihnen höchstmögliche Sicherheit und sorgen dafür, dass nur Sie selbst Ihre hkk ePA einsehen und bearbeiten können.

Per Smartphone oder Tablet ohne PIN und elektronische Gesundheitskarte: Wenn Sie dieses Verfahren wählen, greift die hkk auf die Alternative Versichertenidentität – kurz al.Vi – zurück, um Sie vor Nutzung der hkk ePA App zweifelsfrei zu identifizieren. Einmal für Sie angelegt, können Sie sich mit Hilfe von al.Vi anschließend einfach per Benutzername und Passwort in Ihre hkk ePA einloggen.
Per Smartphone oder Tablet und elektronischer Gesundheitskarte: Für dieses Verfahren brauchen Sie ein NFC-fähiges Gerät und eine NFC-fähige elektronische Gesundheitskarte. Halten Sie Ihre elektronische Gesundkarte an Ihr Smartphone oder Tablet und geben Sie zusätzlich die auf Ihrer Karte angegebene CardAccessNumber (CAN) ein. Über den NFC-Chip auf Ihrer elektronischen Gesundheitskarte werden Sie zweifelsfrei identifiziert. Anschließend geben Sie Ihre persönliche PIN zur elektronischen Gesundheitskarte ein.

Wie fülle ich meine elektronische Patientenakte (ePA) mit ersten Daten?

Wenn Sie Ihre hkk ePA eingerichtet haben, wird diese nicht automatisch gefüllt. Es ist sinnvoll, dass Sie erste Dokumente von dem Arzt einstellen lassen, der Ihre Patientengeschichte am besten kennt. Berücksichtigen Sie dabei bitte, dass alle Ärzte gesetzlichen Speicher- und Löschfristen unterliegen und deshalb der Dokumentationszeitraum begrenzt ist.

Haben Sie vor der hkk ePA einen ähnlichen Service – zum Beispiel eine Gesundheitsakte – genutzt, können Sie ab 1. Januar 2022 Dokumente exportieren und in ihre hkk ePA übertragen lassen. Vorher werden gespeicherte Dokumente manuell übertragen. Das bedeutet, dass Sie diese herunterladen, an einem gesicherten Ort zwischenspeichern und von dort aus in Ihre hkk ePA hochladen.

Funktionen der elektronischen Patientenakte (ePA)

Gibt es die elektronische Patientenakte auch für Laptop und PC?

Was kann in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) gespeichert werden?

Es gibt viele mögliche Inhalte, mit denen die hkk ePA befüllt werden kann. Beispiele sind Dokumente wie Befunde, Diagnosen, durchgeführte oder geplante Therapiemaßnahmen, ein elektronischer Medikationsplan, ein Notfalldatensatz oder Arztbriefe. Außerdem können Sie selbst Dokumente mit individuellen Zusatzinformationen speichern, etwa zu Allergien oder Unverträglichkeiten.

Wer kann Daten in meiner elektronischen Patientenakte speichern?

Sie können jederzeit eigenständig Dokumente in Ihre hkk ePA speichern oder diese verwalten. Ärzte oder andere Leistungserbringer wie Apotheken und Krankenhäuser dürfen ebenfalls Dokumente in Ihrer hkk ePA ablegen, sobald Sie ihnen eine Berechtigung dazu erteilt haben. Wenn Sie dies nicht tun oder Berechtigungen widerrufen, können diese Leistungserbringer Ihre hkk ePA nicht (mehr) einsehen oder Dokumente darin hochladen.

Hat die hkk Einsicht in meine elektronischen Patientenakte (ePA) und kann etwas darin speichern?

Nein. Die Unterlagen in Ihrer hkk ePA darf die hkk nicht einsehen. Die hkk kann auch keine Dokumente in Ihrer hkk ePA speichern.

Welche Dokumente kann ich in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) speichern?

Sie können alle medizinisch relevanten Dokumente digital in Ihrer hkk ePA speichern, zum Beispiel Laborergebnisse, Arztberichte oder Befunde und mehr.

Wie teile ich Dokumente aus meiner elektronischen Patientenakte (ePA) mit anderen?

Wenn Sie Ihrem Arzt oder anderen Leistungserbringern wie Apotheken und Krankenhäusern Dokumente aus Ihrer hkk ePA zur Verfügung stellen möchten, erteilen Sie über Ihre App hkk ePA zunächst eine Berechtigung. Für wie lange diese Zugangsberechtigung gilt, entscheiden Sie selbst. Geht es um einen Sprechstundenbesuch, legen Sie einen Tag fest. Dauert Ihre Behandlung über mehrere Monate und die Dokumente in Ihrer hkk ePA müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, wählen Sie einen längeren Zeitraum.

Außerdem entscheiden Sie, für welchen Bereich Ihrer hkk ePA Sie Ihrem Arzt oder anderen Leistungserbringern eine Zugangsberechtigung erteilen. Es gibt den Bereich Patientendokumente, in den Sie selbst Dokumente hochladen und den Bereich Arztdokumente, in den Ihr Arzt oder andere Leistungserbringer Dokumente einstellen. Es kann sinnvoll sein, dass Sie Zugangsberechtigungen für beides erteilen. Zum Beispiel dann, wenn Sie selbst Laborergebnisse oder Befunde aus vorherigen Untersuchungen hochgeladen haben, die Ihr Arzt braucht, um sich ein vollständiges Bild zu Ihrem Gesundheitszustand zu machen. Die Vergabe von Zugangsberechtigungen zu einzelnen Dokumenten ist erst ab 1. Januar 2022 möglich. Erteilte Berechtigungen können Sie jederzeit widerrufen.

Wem kann ich für wie lange Zugangsberechtigungen für meine elektronische Patientenakte (ePA) erteilen?

Das entscheiden Sie selbst. Überlegen Sie zunächst, ob Ihre Hausarzt-, Facharzt- oder Zahnarztpraxis, ein Krankenhaus oder Ihre Apotheke Zugang zu Ihrer hkk ePA haben darf. Wenn Sie zum Beispiel Ihrem Hausarzt einen Zugang geben möchten, erteilen Sie seiner Praxis in der hkk ePA App eine Berechtigung. Außerdem entscheiden Sie für jede Praxis oder Apotheke und jedes Krankenhaus, wie lange Sie den Zugang zu Ihrer hkk ePA ermöglichen wollen. Der Zeitraum reicht von einem Tag bis zu 18 Monaten. In der hkk ePA App werden automatisch 7 Tage vorgeschlagen. Diesen Wert können Sie jederzeit ändern.

Kann ich Dokumente aus meiner elektronischen Patientenakte (ePA) herunterladen?

Ja. Sie können jederzeit Dokumente aus Ihrer hkk ePA herunterladen. Achten Sie jedoch darauf, diese Dokumente an einem anderen sicheren Ort zu speichern.

Welche Dokumente können mein Arzt oder andere Leistungserbringer in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) speichern?

Ihr Arzt oder andere Leistungserbringer wie Apotheke und Krankenhaus speichern und aktualisieren nach Erteilung einer Berechtigung auf Ihren Wunsch hin in Ihrer hkk ePA alle Dokumente, die für Ihre Behandlung nötig sind. Das sind zum Beispiel:

Ihr Medikationsplan: Nehmen Sie mindestens drei verschreibungspflichtige Medikamente zeitgleich ein, sind diese hier aufgelistet.
Ihr Notfalldatensatz: Er beinhaltet medizinische Daten wie Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamente, die für die Notfallversorgung wichtig sind. Zusätzlich können sich darin auch Informationen zu Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen, oder Organ- und Gewebespendeerklärungen finden.
Ihre Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen.
Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe). Diese enthalten wichtige Informationen, die Ihr Arzt mit Ihren anderen behandelnden Ärzten teilen möchte, etwa im Rahmen einer Überweisung.

Wer achtet auf die Aktualität der Daten in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) und ist dafür verantwortlich?

Damit ihre hkk ePA immer auf dem neuesten Stand bleibt, können Sie Ihre Daten in der ePA bei Veränderung Ihres Gesundheitszustandes aktualisieren lassen, indem Sie neu vorliegende Berichte von Ihrem Arzt hochladen lassen. Dazu sollten Sie Folgendes beachten:

Als Eigentümer der Daten sind Sie für die Aktualität Ihrer hkk ePA insgesamt verantwortlich.
Haben Sie in einer Arztpraxis, Apotheke oder Krankenhaus eine Berechtigung für Ihre hkk ePA erteilt und wünschen die Übertragung dort neu erstellter Dokumente in Ihre hkk ePA, so sollten Sie den Umfang der Dokumente mit Ihrem Arzt detailliert abstimmen.

Muss mein Arzt Dokumente in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) persönlich aktualisieren?

Nein. Ihr Arzt ist dazu berechtigt, diese Aufgabe an Mitarbeiter abzugeben. Gleiches gilt auch für Leistungserbringer wie Apotheken oder Krankenhäuser.

Was mache ich, wenn mein Arzt sich weigert, Dokumente in meine elektronische Patientenakte (ePA) zu übertragen?

In diesem Fall wenden Sie sich bitte an die Kassenärztliche Vereinigung, die für diesen Arzt zuständig ist. Die Kontaktdaten hält die Kassenärztliche Bundesvereinigung für Sie bereit.

Kann ein Arzt Dokumente in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) ändern?

Nein. Inhalte von Dokumenten in Ihrer hkk ePA kann Ihr Arzt nicht verändern. Ihre hkk ePA enthält zwei getrennte Dokumentenbereiche. Den Bereich Patientendokumente, in den Sie Dokumente hochladen und den Bereich Arztdokumente, den Ihr Arzt oder andere Leistungserbringer wie Apotheken und Krankenhäuser befüllen. Ihr Arzt kann Dokumente aus beiden Bereichen nur dann lesen, wenn Sie ihm jeweils eine Berechtigung dazu erteilen. Einzige Ausnahme: Erkennt ein Arzt, dem Sie eine Berechtigung für Ihren Bereich Patientendokumente erteilt haben, dass eines der Dokumente dort medizinisch von Bedeutung ist, zum Beispiel für die Weiterbehandlung durch einen anderen Arzt, kann er dieses Dokument formal umschlüsseln. Dann können auch Ärzte, denen Sie ausschließlich Berechtigung für den Bereich Arztdokumente erteilt haben, dieses Dokument lesen.

Kann mein Arzt oder können andere Leistungserbringer Dokumente aus meiner elektronischen Patientenakte herunterladen?

Ja. Ihr Arzt oder andere Leistungserbringer wie Apotheken und Krankenhäuser können Dokumente aus Ihrer hkk ePA herunterladen. Das kann aber nur geschehen, wenn Sie vorher eine entsprechende Zugangsberechtigung erteilt haben. Die Dokumente, die Ihr Arzt oder andere Leistungserbringer heruntergeladen haben, sind dann zusätzlich im Praxisverwaltungssystem Ihres Arztes oder des Leistungserbringers gespeichert. Dort bleiben die Dokumente erhalten, auch wenn Sie diese später aus Ihrer hkk ePA löschen.

Einzelne Dokumente oder die elektronische Patientenakte (ePA) löschen

Wie lange bleiben die Daten in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) gespeichert?: Die hkk ePA ist als lebenslange Akte ausgelegt. Wenn Sie Dokumente nicht selbst löschen, bleiben diese so lange gespeichert, bis Ihre hkk ePA gekündigt und gelöscht wird.
Kann ein Arzt Dokumente aus meiner elektronischen Patientenakte (ePA) löschen?: Ja. Das geschieht aber erst, wenn Sie dem vorher zugestimmt haben. Dann können Ihr Arzt oder auch andere Leistungserbringer wie Apotheken oder Krankenhäuser zum Beispiel ein veraltetes Dokument löschen, um es durch eine aktuelle Fassung zu ersetzen.
Kann ich selbst Dokumente aus meiner elektronischen Patientenakte (ePA) löschen?: Ja. Sie können jederzeit Dokumente aus Ihrer hkk ePA löschen. Aber: Ihr Arzt oder auch Leistungserbringer wie Apotheken und Krankenhäuser benötigen bestimmte und aktuelle Informationen, um Sie optimal behandeln zu können. Diese Daten sollten Sie unbedingt vorhalten. Welche das sind, erfahren Sie in Rücksprache mit Ihrem Arzt oder Ihren Leistungserbringern.
Wie kann ich meine elektronische Patientenakte (ePA) löschen?: Das können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen oder die Einhaltung einer Frist direkt in der hkk ePA App tun. Aber: Die Löschung Ihrer ePA führt auch zur endgültigen Löschung aller Dokumente, die Sie darin hochgeladen haben. Wenn Sie diese Dokumente weiterhin benötigen, sollten Sie diese vorher herunterladen und an einem anderen sicheren Ort speichern.

Dokumentenformate und -größen in der elektronischen Patientenakte (ePA)

Welche Dokumentenformate kann ich meiner elektronische Patientenakte (ePA) speichern?: Sie können alle gängigen Formate in Ihre hkk ePA hochladen: PDF, JPG, TIFF, TXT, RTF, DOCX, XLSX, ODT, ODS, XML, HL7 CDA/R2 XML.
Wie groß dürfen die Dokumente in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) sein?: Ein einzelnes Dokument – zum Beispiel ein Bild – kann bis zu 25 MB groß sein.
Wieviel Speicherplatz hat meine elektronische Patientenakte (ePA)?: Der Speicherplatz in Ihrer hkk ePA ist nicht begrenzt.

Datenschutz und Datensicherheit in der elektronischen Patientenakte (ePA)?

Wer kann meine elektronische Patientenakte (ePA) einsehen?

Nur Sie und diejenigen, denen Sie eine Berechtigung dazu erteilt haben, können in Ihre hkk ePA schauen. Weder die hkk als Anbieter noch der Betreiber, also der von der hkk beauftragte IT-Dienstleister, haben Zugang zu diesen Inhalten.

Habe ich Datenhoheit über meine elektronische Patientenakte (ePA) und bestimme allein, was gespeichert oder gelöscht wird?

Ja. Alles, was in Ihre hkk ePA eingestellt, darin geändert oder daraus gelöscht wird, geschieht entweder durch Sie selbst oder indem Sie etwas einfordern oder in etwas einwilligen. Wenn Sie zum Beispiel beim Arzt sind und ein Dokument in Ihre Akte geladen haben möchten, erfolgt das nur nachdem Sie vorher eine Berechtigung dazu vergeben haben.

Kann ich Lese- und Schreibrechte für meine elektronische Patientenakte (ePA) vergeben?

Nein. Ein reines Lese- oder Schreibrecht gibt es in der hkk ePA nicht. Sie vergeben Berechtigungen für den Zugang zu Dokumentenbereichen in Ihrer hkk ePA. Anschließend kann Ihr Arzt oder können andere Leistungserbringer dort Dokumente herunterladen und lesen, aber nicht inhaltlich verändern. Sind die Inhalte für Diagnostik oder Therapieempfehlungen wichtig, werden Ihr Arzt oder andere Leistungserbringer die Dokumente zum Nachweis auch in ihren Praxisverwaltungssystemen abspeichern.

Wofür und für welchen Zeitraum kann ich meiner elektronischen Patientenakte (ePA) Berechtigungen erteilen?

Die hkk ePA besteht zum Start im Januar 2021 aus zwei Dokumentenbereichen:

Dokumente des Versicherten, die „Patientendokumente“
Dokumente von Leistungserbringern, die „Arztdokumente“

In 2021 können Sie jeweils nur Zugangsberechtigungen für einen kompletten Dokumentenbereich vergeben. Ab Januar 2022 ist es möglich, dokumentenspezifisch Berechtigungen zu erteilen. Das bedeutet Sie entscheiden, welche einzelne Dokumentengruppe oder welches einzelne Dokument von wem gelesen werden kann. Darüber hinaus legen Sie bereits ab 2021 fest, für wie lange Sie den Zugang zu Ihren Dokumenten erlauben möchten. Sie können zwischen einem Tag und bis zu 18 Monaten wählen. In der hkk ePA App sind 7 Tage voreingestellt.

Kann ich sehen, wer was wann in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) verändert?

Ja. Alle Aktivitäten in Ihrer hkk ePA werden protokolliert und können anschließend drei Jahre lang von Ihnen nachvollzogen werden. Loggen Sie sich ein, erhalten Sie jeweils eine Benachrichtigung zu aktuellen Veränderungen.

Muss ich gesetzliche Speicher- und Löschfristen für die Dokumente in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) beachten?

Nein. Die Dokumente und damit die Daten in Ihrer ePA gehören Ihnen persönlich und können ein Leben lang gespeichert werden.

Habe ich Zugang zur elektronischen Patientenakte (ePA) meines Kindes?

Als Eltern/ Elternteil mit Sorgerecht und damit als gesetzlicher Vertreter Ihres Kindes, können sie eine ePA unter dem Namen Ihres Kindes, bis zu dessen 16 Lebensjahr, bei der jeweiligen Krankenkasse einrichten. Der Zugang wird auf den Namen des Kindes eingerichtet und es handelt sich um eine eigenständige ePA für das Kind, welche nur von den Eltern verwaltet wird.

Wer ist für die Datenverarbeitung zur elektronischen Patientenakte verantwortlich?

Das ist der Anbieter Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA), also die hkk. Der IT-Dienstleister, der die hkk bei der Umsetzung der ePA unterstützt, handelt in deren Auftrag. Weder die hkk noch der von ihr beauftragte IT-Dienstleister haben Einsicht in oder Zugang zu den Inhalten Ihrer hkk ePA.

Wo stehen die Server, auf denen die Daten zu meiner elektronischen Patientenakte (ePA) gespeichert sind?

Die Server stehen in Deutschland und unterliegen europäischen Datenschutzbestimmungen.

Sind die Daten in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) verschlüsselt?

Ja. Sämtliche Dokumenteninhalte Ihrer hkk ePA sind so verschlüsselt, dass nur Sie und diejenigen, denen Sie eine Berechtigung erteilt haben, die Inhalte lesen können. Aber: zu jedem Dokument gehören auch Metadaten, die zur Dokumentensuche verwendet werden. Diese sind für die Suche unverschlüsselt.

Wie kann ich als Nutzer dazu beitragen, die Daten in meiner elektronischen Patientenakte (ePA) zu schützen?

Erteilen Sie nur Ärzten oder Institutionen Zugangsberechtigungen zu Ihrer hkk ePA, denen Sie vertrauen und mit denen Sie enthaltene Daten teilen möchten.
Halten Sie Ihre Zugangsdaten geheim und bewahren Sie diese sicher auf.
Verwenden Sie sichere Passwörter ohne gängige Wörter, Buchstaben-, Zahlenkombinationen und persönliche Informationen wie Geburtsdaten oder Spitznamen.
Achten Sie auf Ihr Smartphone: Laden Sie aktuelle Updates. Lassen Sie Ihr Gerät nicht unbeaufsichtigt liegen. Verwenden Sie Sperrbildschirme mit kurzen Inaktivitätsphasen. Nutzen Sie biometrische Entsperrungen oder komplexe Passwörter.

Wer sorgt dafür, dass die hkk als Anbieter der elektronischen Patientenakte (ePA) und der von ihr beauftragten IT-Dienstleister verantwortungsvoll handeln und meine Daten schützen?

Wer eine ePA anbieten möchte, muss sich an genaue und nachprüfbare Vorgaben halten. Festgelegt wurden diese Vorgaben von der gematik GmbH. Die gematik GmbH erhielt dafür einen Auftrag vom Gesetzgeber und hat ihre Arbeit mit den Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens abgestimmt. So gilt zum Beispiel:

Bevor die hkk ePA auf den Markt kam, musste die hkk als Anbieter eine umfangreiche Prüfung durchlaufen und bestehen. Wird die hkk ePA in Zukunft verändert und berührt diese Veränderung Bereiche, die für die Datensicherheit wichtig sind, wird jeweils neu geprüft.
Jeder Datenverarbeitungsschritt zur hkk ePA erfolgt innerhalb geschützter Rechenzentren in einem nochmals besonders abgesicherten Bereich – der sogenannten „Vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung“ (VAU). So werden Angriffe abgewehrt, die Verarbeitung der Daten jeweils nur einer hkk ePA sichergestellt und der Zugang zu personenbezogenen medizinischen Daten ausgeschlossen.

Was passiert, wenn ich vergesse mich aus der elektronischen Patientenakte (ePA) auszuloggen?

Waren Sie maximal zwanzig Minuten inaktiv, werden Sie automatisch aus der hkk ePA ausgeloggt. Geht es um sicherheitsrelevante Eingaben wie etwa Ihre PIN oder den Registrierungsvorgang, geschieht das bereits nach zehn Minuten.

Zukunft der elektronischen Patientenakte (ePA)?

Welche Funktionen meiner elektronischen Patientenakte (ePA) kann ich ab Januar 2021 nutzen?

Ab Januar 2021…

… können Sie Befunde, Arztberichte, Röntgenbilder, Therapiemaßnahmen, Vorsorgeuntersuchungen, Ihren Medikationsplan, einen Notfalldatensatz sowie Arztbriefe in Ihrer hkk ePA speichern.

So haben Sie alle wichtigen Dokumente zu Ihrer Gesundheit immer und überall im Blick und können diese mit Ärzten oder anderen Leistungserbringern wie Apotheken und Krankenhäusern teilen. Das geschieht jedoch nicht, ohne dass Sie vorher entsprechende Zugangsberechtigungen erteilen.

Welche zusätzlichen Funktionen für meine elektronische Patientenakte (ePA) stehen mir ab Januar 2022 zur Verfügung?

Ab Januar 2022…

… können Sie weitere Dokumente wie Ihren Impfausweis oder Mutterpass, das Untersuchungsheft für Ihr Kind oder Ihr Zahn-Bonusheft in Ihrer hkk ePA speichern. Hinzu kommen Übersichten über bereits in Anspruch genommene Krankenkassenleistungen.
… können Sie außerdem Leseberechtigungen für jedes einzelne Dokument erteilen. So entscheiden Sie noch einfacher und zielgerichteter, welche Daten Sie mit wem teilen möchten.
… ist es auch möglich, dass eine hkk ePA durch einen dritten, persönlichen Vertreter geführt wird. Das ist zum Beispiel für den Fall der Pflegebedürftigkeit sinnvoll, wenn die hkk ePA nicht mehr selbst bedient werden kann.
… können Sie Dokumente aus einer bisherigen ePA oder einem ePA-Vorläufer wie etwa der Gesundheitsakte bei einem Krankenkassenwechsel schnell und unkompliziert übertragen lassen.
… kann die hkk auf Ihren Wunsch hin zusätzlich Daten in Ihre hkk ePA übertragen, die dort zu Ihrer Person und Gesundheit gespeichert sind.

Was ist eine Datenspende per elektronischer Patientenakte (ePA)?

Die Untersuchung und der Vergleich von Daten gesunder und kranker Menschen hilft Wissenschaftlern in der medizinischen Forschung. So können sie Krankheiten früher erkennen und neue oder verbesserte Behandlungsmethoden entwickeln. Ab 2023 können Sie Daten aus Ihrer hkk ePA zur Verfügung stellen, um diese Arbeit zu unterstützen. Wichtig ist:

Eine Datenspende ist immer freiwillig und geschieht nur, wenn Sie vorher zustimmen.
Entscheiden Sie sich für die freiwillige Datenspende, werden Ihre Daten pseudonymisiert und verschlüsselt an ein medizinisches Forschungszentrum übermittelt. Das bedeutet, dass eine Verbindung der Daten mit Ihrer Person dort nicht mehr möglich ist.
Einer freiwilligen Datenspende müssen Sie aktiv zustimmen. Wenn Sie Ihre Daten nicht spenden möchten, müssen Sie nichts weiter tun. Ein Widerspruch ist nicht nötig.