Mehr Selbstorganisation, weniger Stress

Laufend neue E-Mails im Posteingangsfach, ein Kollege, der dringend auf eine Rücksprache wartet, das Telefon, das einen immer wieder unterbricht... Stress erleben wir als etwas, das von außen auf uns einstürmt. Wir fühlen uns dann hilflos ausgeliefert. Diesem Gefühl steht jedoch die Tatsache entgegen, dass manche Menschen mit hektischen und anspruchsvollen Situationen problemlos umgehen können, während andere sich schnell überfordert fühlen.

Tatsächlich ist Stress etwas, das sich subjektiv sehr unterschiedlich bemerkbar macht. Müssen wir viele Aufgaben parallel bewältigen und kommt es aufgrund von Zeitknappheit zu hektischen Situationen, führt das nicht zwangsläufig zu einem negativen Stressempfinden. Denn das stellt sich vor allem dann ein, wenn wir die Situation nicht mehr bewältigen können, also nicht mehr in der Lage sind, sie aktiv zu beeinflussen und mit der Situation überfordert sind.  Eine Überforderung lässt sich jedoch in vielen Fällen vermeiden – indem man seine zu bewältigenden Aufgaben organisiert und strukturiert. Das gilt sowohl für den Beruf, als auch für den Haushalt und das Familienleben.

Mit den folgenden Tipps können Sie dem Stress begegnen:

• Alle Aufgaben schriftlich kurz formulieren
  Das wichtigste bei der Arbeitsorganisation ist es, sich selbst einen Überblick über die bevorstehenden Aufgaben zu verschaffen. Und dazu ist es notwendig, die Aufgaben kurz schriftlich zu formulieren. Dazu reichen kurze Stichworte vollkommen aus. Das schriftliche Fixieren entlastet den Kopf und bewahrt Sie vor dem Risiko, dass vor lauter neuen auf Sie hereinprasselnden Anfragen etwas Wichtiges – und sei es nur vorübergehend – in Vergessenheit gerät.
• Organisation organisieren – und zwar regelmäßig
  Dieses schriftliche Fixieren der Aufgaben sollten zu einer fixen Routine werden. Nehmen Sie sich daher täglich wenige Minuten Zeit, um Ihre Aufgaben zu überblicken – und zwar zu Beginn und gegen Ende des Arbeitstages. So verschaffen Sie sich morgens einen Überblick, was zu tun ist. Abends entlasten Sie sich mental, indem Sie sich selbst vergewissern, dass auch der morgige Arbeitstag schon organisiert ist. Das hilft, um sich davor zu schützen, die Arbeit mit in den Feierabend zu nehmen.

• Zusätzliche Wochenplanung
  In vielen Berufen ist es zudem sinnvoll, nicht nur den Tag, sondern auch die Woche zu planen. Nehmen Sie sich daher im Laufe des Montagvormittags Zeit, um die zu erledigenden Aufgaben auf bestimmte Wochentage zu verteilen. Was muss schnell erledigt werden? Wofür sind Sie auf die Unterstützung von Kollegen oder externen Partnern angewiesen? Diese Aufgaben müssen Sie natürlich zuerst anpacken. Wofür brauchen Sie etwas länger – und vor allem Ruhe und Konzentration? Solch eine Aufgabe legt man am besten auf einen Tag, an dem keine zeitraubenden Besprechungen anberaumt sind.
• Je einfacher, desto besser
  Grundsätzlich gilt: Ein Selbstorganisationssystem sollte so einfach wie möglich sein. Denn nur dann werden Sie es auch beibehalten, wenn es hektisch wird. Besonders beliebt sind daher die so genannten To-do-Listen. Diese Listen haben jedoch einen Nachteil: Sie können schnell zu einer unorganisierten Zettelwirtschaft führen – und wie schnell hat man einen einzelnen Zettel verlegt? Besser ist es daher, sich ein To-do-Buch anzulegen. Ein einfaches, kleines Schulheft reicht vollkommen aus.

• Finden Sie heraus, welche Methode am besten zu Ihnen passt
  Nicht alle Methoden der Selbstorganisation passen zu jedem Menschen und jedem Berufsbild gleichermaßen. Möglicherweise kommen Sie mit dem To-do-Buch nicht zurecht, dafür aber mit einem Erinnerungssystem oder einer Kalenderfunktion im Smartphone? Probieren Sie es aus!
• Eisenhower-Prinzip anwenden
  Der amerikanische General und Präsident Dwight D. Eisenhower hat eine einfache Methode praktiziert, um Aufgaben zu strukturieren – indem er sie nach Dringlichkeit und nach Wichtigkeit geordnet hat:

Dringend und wichtig: sofort selbst erledigen.
Dringend und nicht wichtig: an kompetente Mitarbeiter delegieren.
Nicht dringend, aber wichtig: Aufgabe exakt terminieren und dann persönlich erledigen.
Nicht dringend und nicht wichtig: nicht bearbeiten (Papierkorb).

Selbstverständlich lässt sich das Eisenhower-Prinzip nicht auf jedes Berufsfeld eins zu eins übertragen. Dennoch ist es außerordentlich hilfreich, sich bei jeder Aufgabe die Frage zu stellen, wie wichtig und wie dringend sie ist, und die Prioritäten entsprechend zu setzen.

Darüber hinaus gilt: Selbstorganisation kann nicht alle Probleme lösen. Wenn jemand zusätzlich die Arbeit für zwei krankgeschriebene Kollegen übernehmen muss, hilft auch keine bessere Strukturierung. Andererseits zeigt sich aber auch: Selbstorganisation kann man lernen – und Übung macht den Meister.